รู้จัก เทคนิคการสื่อสาร 7C ตัวช่วยเช็กการสื่อสารคุณภาพ คุยกับใครก็ตรงใจเค้า !

การสื่อสาร เป็นสิ่งที่เราทำกันในชีวิตประจำวัน ไม่ว่าจะเป็นการพูดคุยทั่วไป การพิมพ์ส่งข้อความกับเพื่อน กับคนในครอบครัว รวมถึงการพูดคุยติดต่อสื่อสารระหว่างการทำงาน ทั้งคุยกับหัวหน้างาน เพื่อนร่วมงาน วิธีคุยกับลูกค้า ออนไลน์และออฟไลน์ หรือการนำเสนองานในที่ประชุม ซึ่งถ้ามีการสื่อสารที่ดี ก็จะก่อให้เกิดความเข้าใจที่ตรงกัน และนำไปสู่ผลลัพธ์ที่ต้องการได้ แต่ถ้าหากสื่อสารผิดพลาด หรือไม่มีวิธีการสื่อสารที่ดี ก็อาจทำให้เกิดการล้มเหลวในการสื่อสารได้ แล้วจะมี เทคนิคการสื่อสาร อย่างไร ให้สื่อสารได้ตรงใจและตรงจุด และมีการสื่อสารอย่างมีคุณภาพ DIYINSPIRENOW จะพาไปดูกันในบทความนนี้ค่ะ

สื่อสารให้ดีต้องรู้จัก 7C เทคนิคการสื่อสารที่ทำให้ช่วยให้คุยกับใครก็ไม่มีสะดุด !

ทักษะการสื่อสารอย่างมีประสิทธิภาพ เป็นสิ่งที่มีความสำคัญมากๆ เนื่องจากการสื่อสาร เป็นวิธีการที่ทำให้คนเราเกิดการติดต่อเชื่อมโยงกัน ไม่ว่าจะเป็นการพูดคุย การพิมพ์ข้อความ การเขียน หรือวิธีการอื่นๆ ที่จะทำให้เกิดความเข้าใจที่ตรงกัน ทั้งในที่เรียน ที่ทำงาน หรือแม้แต่ในครอบครัว ในแวดวงเพื่อน ถ้าหากสื่อสารผิดพลาด ก็อาจก่อให้เกิดความเข้าใจผิดต่อกัน และทำให้เกิดปัญหาตามมาได้ และวิธีการสื่อสารที่มีคุณภาพอีกหนึ่งวิธี คือสิ่งที่เรียกว่า 7C นั่นเองค่ะ เรามาทำความเข้าใจเรื่องนี้ให้มากขึ้นกันต่อได้เลย

7C คืออะไร ?

เทคนิคการสื่อสาร 7C เป็นกรอบแนวคิดที่ใช้กันอย่างแพร่หลายในการพัฒนาทักษะการสื่อสาร โดยเฉพาะอย่างยิ่งในบริบทของการสื่อสารทางธุรกิจและการสื่อสารองค์กร แต่สามารถนำไปประยุกต์ใช้ได้กับการสื่อสารในชีวิตประจำวันด้วย แนวคิดนี้ถูกพัฒนาขึ้นเพื่อให้ผู้สื่อสารสามารถส่งสารได้อย่างมีประสิทธิภาพมากที่สุด โดยคำนึงถึงองค์ประกอบสำคัญหลายด้านของการสื่อสาร ตั้งแต่วิธีการนำเสนอข้อมูล ไปจนถึงการสร้างความน่าเชื่อถือและการคำนึงถึงผู้รับสาร ซึ่งการใช้หลักการ 7C นั้นจะช่วยให้ผู้ส่งสารสามารถปรับคุณภาพของข้อความ ทำให้เข้าใจง่าย น่าสนใจ และมีประสิทธิภาพมากขึ้น ซึ่งจะช่วยลดความเข้าใจผิดและเพิ่มโอกาสที่ผู้รับสารจะเข้าใจและตอบสนองต่อข้อความได้ตามที่ผู้ส่งสารต้องการ สรุปง่ายๆ ก็คือเป็นเทคนิคการสื่อสารที่จะช่วยให้เราสื่อสารได้อย่างครอบคลุม ตรงประเด็น และได้ผลลัพธ์ที่ต้องการ และเป็นเหมือนการเช็กลิสต์ว่า สารที่เราต้องการจะส่งออกไปนั้น ครบถ้วนด้วยสิ่งเหล่านี้หรือไม่ เรามาดูกันต่อค่ะว่าทั้ง 7 ข้อ มีอะไรบ้าง

• Clear มีความชัดเจน 
• Concise กระชับ
• Concrete เป็นรูปธรรม
• Correct มีความถูกต้อง
• Coherent เชื่อมโยงกัน
• Complete มีความสมบูรณ์
• Courteous มีความสุภาพ

ซึ่งถ้ามีการสื่อสารครบถ้วนทั้ง 7 สิ่งตามนี้ ก็จะทำให้เกิดการสื่อสารอย่างมีคุณภาพ สื่อสารได้ตรงจุด ทำให้เกิดความเข้าใจตรงกัน และได้ผลลัพธ์ที่ต้องการนั่นเอง เรามาดูรายละเอียดเชิงลึกของแต่ละข้อกันต่อนะคะ

หลัก 7C มีอะไรบ้าง ?

เรามาดูเทคนิคการสื่อสารแบบ 7C ให้ลงลึกว่า แต่ละส่วนนั้นมีรายละเอียดอย่างไร มีวิธีการอย่างไร และสามารถทำได้อย่างไร เพื่อที่จะได้นำไปทำตาม และก่อให้เกิดการสื่อสารอย่างมีคุณภาพ ทั้งในด้านการทำงาน การนำเสนองานลูกค้า การนำเสนองานในที่ประชุม หรือการนำเสนองานในห้องเรียน รวมทั้งการสื่อสารทั่วไปในชีวิตประจำวันด้วยค่ะ

1. Clear หรือ ชัดเจน

เมื่อต้องสื่อสารกับใครสักคน ควรให้ความชัดเจนกับคนๆ นั้นว่า ต้องการสื่อสารเพื่อสิ่งใด เป้าหมายและจุดประสงค์ในการสื่อสารคืออะไร ? และสื่อสารตามตรง พยายามหลีกเลี่ยงสิ่งที่เรียกว่า “between the lines” หรือ ข้อความแฝงในประโยคที่อาจก่อให้เกิดความสับสน คลุมเครือ และลองถามตัวเองกลับว่า ถ้าพูดแบบนี้ เขียนแบบนี้ เราจะเข้าใจหรือไม่ หากเป็นการสื่อสารอย่างเป็นทางการ ก็ไม่ควรใช้ศัพท์แสลงที่เข้าใจกันเฉพาะกลุ่ม ควรใช้ภาษาที่ง่ายๆ และเน้นประเด็นหลัก และไม่ควรให้ผู้รับสารเดาว่าข้อความนั้นๆ หมายถึงอะไร เพราะอาจทำให้เกิดการสื่อสารที่ผิดพลาด เข้าใจกันไปคนละอย่างได้

2. Concise หรือ กระชับ

การสื่อสารควรมีความกระชับ หากต้องการสื่อสารได้อย่างตรงจุด ตรงประเด็น ในเวลาที่รวดเร็ว ด้วยข้อความที่สั้นกระชับ และเรียบง่าย ไม่ต้องอาศัยการตีความ (ยกเว้นในกรณีการเขียนวรรณกรรมหรือผลงานที่มีคุณค่าทางด้านภาษาที่รุ่มรวยสวยงาม) เนื่องจากการใช้คำที่มากขึ้นหรือการพูดหลายๆ ครั้งด้วยประโยคที่ต่างออกไปจากเดิมอาจสร้างความสับสนให้กับผู้ฟังได้ ซึ่งการใช้ภาษาที่กระชับ เรียบง่าย ได้ใจความ ก็จะทำให้ผู้รับสารเข้าใจได้ง่ายขึ้นค่ะ

3. Concrete หรือ เป็นรูปธรรม

การสื่อสารให้มีความเป็นรูปธรรมตามเทคนิค 7C คือ การสื่อสารที่ทำให้ผู้รับสารเข้าใจและเห็นภาพได้อย่างชัดเจน เข้าใจได้ทันที ซึ่งจะต้องมีรายละเอียดที่ชัดเจน มีความเฉพาะเจาะจง ไม่คลุมเครือ และจะต้องเป็นข้อเท็จจริง เป็นประเด็นหลัก โดยสารมารถนำเอาเทคนิคการสื่อสารแบบ Wh – question มาใช้ได้ กล่าวคือ การใช้วิธีเล่าเรื่องแบบ ใคร (Who) ทำอะไร (What) ที่ไหน (Where) อย่างไร (How) เมื่อไหร่ (When) เพื่อให้ผู้รับสารสามารถเข้าใจได้อย่างชัดเจนแจ่มแจ้ง

4. Correct หรือ ถูกต้อง

หนึ่งสิ่งที่สำคัญสำหรับเทคนิคการสื่อสารอย่างมีคุณภาพคือ สิ่งที่ต้องการจะสื่อสารออกไป มีความถูกต้องหรือไม่ เป็นความจริงหรือไม่ มีความน่าเชื่อถือหรือไม่ หากเป็นข้อมูลต่างๆ ก็ต้องเป็นความจริง มาจากแหล่งที่มาที่มีความน่าเชื่อถือ และเป็นความจริง โดยเฉพาะข่าวสารต่างๆ เพื่อไม่ให้เกิดความเข้าใจผิดหรือคลาดเคลื่อน ทั้งนี้ การส่งอีเมล หรือส่งข้อความ ความถูกต้องอย่างการสะกดคำชื่อของผู้รับ หรือตัวสะกดต่างๆ และรูปประโยค ไวยากรณ์ที่ใช้ก็มีความสำคัญมาก เพราะหากมีข้อผิดพลาด ก็อาจทำให้ดูไม่น่าเชื่อถือได้

5. มีความเชื่อมโยงกัน

การเชื่อมโยงกันในที่นี้คือ แต่ละประเด็น แต่ละหัวข้อมีความสอดคล้องกันกับหัวข้อหลักที่ต้องการจะสื่อสาร เช่น การนำเสนองานลูกค้าเกี่ยวกับการออกแบบผลิตภัณฑ์ เนื้อหาที่นำเสนอก็ควรจะเป็นในเรื่องของรูปลักษณ์สินค้า การดีไซน์ องค์ประกอบด้านความสวยงาม มีภาพลักษณ์ที่สวยงามสะดุดตา หากนำเสนอเรื่องเทคนิคการผลิต เทคนิคการขาย หรือวิธีการโฆษณาประชาสัมพันธ์ ก็อาจจะเป็นเรื่องที่ไม่ค่อยเกี่ยวข้องหรือพาให้ออกนอกประเด็น ผู้ฟังก็ไม่อาจให้ความสำคัญกับเนื้อหาหลักได้

6. Complete หรือ ครบถ้วนสมบูรณ์

ความครบถ้วนสมบูรณ์ เป็นสิ่งที่สำคัญที่สุดสำหรับเทคนิคการสื่อสารแบบ 7C เลยก็ว่าได้ เพราะเมื่อเราต้องการสื่อสารไปยังผู้รับสาร สิ่งสำคัญที่สุดคือ ผู้รับสารได้รับข้อมูลที่ครบถ้วนสมบูรณ์หรือไม่ อันจะก่อให้เกิดการสื่อสารอย่างมีคุณภาพ และเข้าใจตรงกันได้โดยไม่มีอะไรขาดตกบกพร่อง เช่น การทำโฆษณาสินค้า หากบอกข้อมูลครบถ้วนของสินค้านั้นๆ ก็สามารถทำให้ผู้ซื่อสามารถตัดสินใจซื้อได้ไม่ยาก การให้ผู้ซื้อสอบถามเพิ่มเติมผ่านทางข้อความหรือโทรศัพท์ อาจทำให้เกิดความรู้สึกยุ่งยาก และไม่อยากซื้อสินค้าได้ หรือแม้แต่การสื่อสารในชีวิตประจำวัน เช่น การสั่งข้าว สั่งน้ำ การบอกว่าเราไม่กินเผ็ด ไม่ต้องใส่พริก ไม่ต้องใส่น้ำตาล ก็จะทำให้เราได้ของกินได้อย่างที่ต้องการมากกว่าการไม่บอกอะไรกับแม่ค้า ใช่ไหมคะ ?

7. Courteous หรือ มีความสุภาพ

แม้ว่าจะสื่อสารได้ครบถ้วน ตรงประเด็น ตรงตามวัตถุประสงค์ แต่ถ้าขาดความสุภาพไปแล้ว ก็อาจทำให้การสื่อสารนั้นล้มเหลวได้ การสื่อสารอย่างสุภาพ เป็นมิตร เปิดเผย ให้เกียรติคนฟัง และจริงใจ เป็นอีกหนึ่งเทคนิคการสื่อสารที่จะทำให้เราสื่อสารได้อย่างมีคุณภาพมากขึ้น การสื่อสารอย่างก้าวร้าว ใช้น้ำเสียงที่ไม่เป็นมิตร แฝงไปด้วยอารมณ์ ไม่ว่าใครก็คงไม่อยากฟัง หรือแทนที่จะมุ่งเน้นไปที่ใจความสำคัญ กลับมุ่งเน้นไปที่อารมณ์ที่เกิดขึ้น และทำให้เกิดความรู้สึกไม่ดีได้ เพราะฉะนั้น ต้องสื่อสารด้วยความเป็นมิตร มีความสุภาพ และให้เกียรติกัน ก็จะทำให้สื่อสารได้อย่างมีคุณภาพค่ะ

ข้อดีของ 7C คืออะไร ?

เทคนิค 7C เป็นเทคนิคการสื่อสารที่เรียบง่าย ไม่ซับซ้อน เข้าใจได้ไม่ยาก และไม่ว่าใครก็สามารถนำไปปรับใช้กับตัวเองได้ สามารถใช้เป็นเครื่องมือตรวจสอบเนื้อหาสาระ หรือข้อมูลที่เราต้องการสื่อสารไปยังผู้รับสารได้ เพราะถ้ามีคุณสมบัติตามเช็คลิสต์ 7C แล้วละก็ รับรองว่า สื่อสารออกไปได้ตรงจุด เกิดความเข้าใจที่ตรงกัน และได้ผลลัพธ์ที่ต้องการแน่นอน หากเป็นในองค์กร ก็จะทำให้พนักงานทำงานได้อย่างมีประสิทธิภาพมากขึ้น เพราะมีความเข้าใจไปในทิศทางเดียวกัน ทำให้การสื่อสารระหว่างแผนกเป็นไปอย่างราบรื่น ทั้งยังลดอัตราการลาออกของพนักงาน ทำให้พนักงานทำได้ง่ายขึ้น และยังเป็นการสร้างวัฒนธรรมที่ดีขององค์กรด้วยค่ะ

ข้อควรระวังในการใช้ 7C มีอะไรบ้าง ?

รู้ถึงข้อดีกันไปแล้ว ลองมาดูข้อควรระวังกันบ้างค่ะ เพราะการตระหนักถึงข้อควรระวังเหล่านี้จะช่วยให้สามารถใช้หลักการ 7C ได้อย่างมีประสิทธิภาพและเหมาะสมมากขึ้น มาดูกันค่ะ

1. การใช้อย่างไม่สมดุล : การเน้นหลักการใดหลักการหนึ่งมากเกินไปอาจส่งผลเสียต่อการสื่อสารโดยรวมได้เหมือนกันนะคะ เช่น การเน้นความกระชับมากเกินไปก็อาจทำให้ขาดความสมบูรณ์ของข้อมูลได้เหมือนกัน
2. ละเลยบริบท : การยึดติดกับหลักการโดยไม่คำนึงถึงบริบทหรือสถานการณ์เฉพาะอาจทำให้การสื่อสารไม่เหมาะสมกับสถานการณ์นั้นๆ ได้
3. ขาดความยืดหยุ่น : การใช้หลักการอย่างเคร่งครัดเกินไป อาจทำให้การสื่อสารขาดความเป็นธรรมชาติหรือความคิดสร้างสรรค์
4. ละเลยปัจจัยอื่น : การมุ่งเน้นเฉพาะ 7C อาจทำให้ละเลยปัจจัยสำคัญอื่นๆ ในการสื่อสาร เช่น อวัจนภาษา หรือความแตกต่างทางวัฒนธรรม
5. ใช้เวลามากเกินไป : การพยายามทำให้การสื่อสารสมบูรณ์แบบตามหลัก 7C อาจใช้เวลามากเกินไปในบางสถานการณ์ที่ต้องการความรวดเร็ว
6. ลืมคำนึงถึงผู้รับสาร : การมุ่งเน้นที่หลักการอาจทำให้ลืมคำนึงถึงความต้องการหรือความเข้าใจของผู้รับสารที่มีความแตกต่างกัน
7. ขาดความเป็นมนุษย์ : การยึดติดกับหลักการมากเกินไป อาจทำให้การสื่อสารขาดอารมณ์หรือความเป็นกันเอง

ดังนั้นที่ดีที่สุด คือใช้เพื่อ checklist ในกรณีที่ต้องสื่อสารเรื่องสำคัญๆ หรือในกรณีมีเวลามากพอที่จะฝึกใช้ 7C สิ่งสำคัญไม่ใช่ความถูกต้องในการใช้นะคะ แต่เป็นคู่สนทนาของเรานั่นเอง หากเรามีความจริงใจ ตั้งใจที่จะสื่อสาร การสื่อสารนั้นๆ ก็จะราบรื่นได้ไม่ยากเลยหล่ะค่ะ

ไอเดียการใช้ 7C ในการสื่อสารด้านอื่นๆ ที่ไม่ใช่การทำงาน

อ่านมาถึงตรงนี้แล้ว หลายคนคิดออกแต่ใช้กับการทำงานใช่มั้ยหล่ะค่ะ จริงๆ แล้ว เทคนิคการสื่อสาร 7C สามารถนำไปประยุกต์ใช้ได้กับหลายด้านของชีวิต นอกเหนือจากการทำงานเหมือนกัน ลองมาดูไอเดียเหล่านี้กันค่ะ

1. ความสัมพันธ์ส่วนตัว : ใช้ในการสื่อสารกับคู่ครอง ครอบครัว หรือเพื่อน เพื่อลดความเข้าใจผิดและสร้างความสัมพันธ์ที่แน่นแฟ้นขึ้น
2. การศึกษา : นักเรียนหรือนักศึกษาสามารถใช้หลักการนี้ในการนำเสนองาน เขียนรายงาน หรือตอบคำถามในการสอบ
3. การใช้สื่อสังคมออนไลน์ : ช่วยในการสื่อสารบนแพลตฟอร์มออนไลน์ให้มีประสิทธิภาพและลดความเข้าใจผิด
4. การเขียนบล็อกหรือคอนเทนต์ส่วนตัว : ทำให้เนื้อหาน่าสนใจ เข้าใจง่าย และน่าเชื่อถือมากขึ้น
5. การแก้ไขความขัดแย้ง : ใช้ในการสื่อสารเพื่อแก้ไขปัญหาหรือความเข้าใจผิดในชีวิตประจำวัน
6. การให้คำแนะนำหรือคำปรึกษา : ช่วยให้สามารถสื่อสารข้อมูลหรือความคิดเห็นได้อย่างมีประสิทธิภาพ
7. การเจรจาต่อรองในชีวิตประจำวัน : เช่น การต่อรองราคาสินค้า หรือการขอความช่วยเหลือ
8. การสอนหรือถ่ายทอดความรู้ : ไม่ว่าจะเป็นการสอนเด็ก หรือการแบ่งปันความรู้กับผู้อื่น

เป็นยังไงบ้างคะกับเทคนิคที่เรานำเสนอกันในบทความนี้ นอกจากเรื่องงานแล้ว สำหรับในชีวิตประจำวัน ก็ทำให้เราพูดคุยกับคนใกล้ชิดได้อย่างตรงจุด มีความเข้าใจที่ตรงกัน เป็นการกระชับความสัมพันธ์ เพราะสิ่งหนึ่งที่ทำให้ความสัมพันธ์เป็นไปในทิศทางที่ดีคือ การมีการสื่อสารที่ดี และทำให้ความสัมพันธ์ดำเนินไปอย่างราบรื่น และมีความสุข มีความสบายใจทั้งสองฝ่าย ถ้าหากคู่รักหรือคู่แต่งงานมีการสื่อสารที่ไม่มีคุณภาพ สื่อสารไม่เข้าใจกัน ก็อาจทำให้ชีวิตคู่ไม่มีความสุขได้เลยทีเดียว ยังไงก็ลองฝึกใช้กันดูนะคะ

Inspire Now ! : เทคนิคการสื่อสารแบบ 7C เป็นแนวทางการสื่อสารที่จะทำให้เราสื่อสารได้อย่างมีคุณภาพและมีประสิทธิภาพมากขึ้น ก่อให้เกิดความเข้าใจตรงกัน และนำไปสู่ผลลัพธ์ที่เราต้องการ ไม่ว่าจะเป็นการสื่อสารในที่ทำงาน ในที่เรียน หรือการสื่อสารระหว่างคนในบ้าน คนรอบตัว การสื่อสารในชีวิตประจำวัน ถ้าสื่อสารได้ดี ก็จะทำให้เราใช้ชีวิตได้ง่ายขึ้น เพราะการสื่อสารที่ผิดพลาด อาจนำมาสู่การเกิดปัญหาต่างๆ ได้ ถ้าอยากสื่อสารได้อย่างตรงใจ ก็ลองเอาวิธีสื่อสารแบบ 7C ไปลองปรับใช้ดูนะคะ

DIYINSPIRENOW ทำให้ฉันเป็นคนใหม่ที่ดีกว่าเดิมใช่ไหม ? ใครลองเอาเทคนิคการสื่อสารแบบ 7C ไปใช้แล้ว ได้ผลแบบไหน มาเล่าให้ฟังกันบ้างนะคะ ♡